Tutoriel Slack : Travailler dans l'environnement Slack
Conseils et outils pour les nouveaux utilisateurs comme pour les experts
Travailler dans l'environnement Slack
Slack peut simplifier bon nombre de vos tâches quotidiennes. Nous allons aborder les cas de quelques tâches professionnelles courantes et peut-être laisser opérer la magie Slack Voici ce que vous apprendrez dans ce guide :
- Etablir et structurer une liste de choses à faire
- Organiser des réunions
- Connecter et partager
- Réduire les distractions
Etablir et structurer une liste de choses à faire
Votre crayon et votre papier peuvent partir à la corbeille !
Dans l'environnement Slack, vous pouvez organiser vos tâches de nombreuses façons différentes. Vous pouvez notamment utiliser des mémos, des épingles, des favoris et même des chaînes #choses-à-faire exclusives.
Si vous recherchez un outil de gestion des tâches plus perfectionné, essayez l'une des nombreuses applications de gestion des tâches que vous trouverez dans la liste des applications Slack, comme par exemple Wunderlist.
Apprenez-en davantage sur la gestion des listes de choses à faire dans Slack.
Organiser des réunions
Qu'elles se déroulent en présentiel, au téléphone ou sur une chaîne, les réunions sont faciles à organiser avec Slack. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils et outils pour que vos réunions se déroulent dans les meilleures conditions.
Ignorer les réunions récurrentes
Si vous avez l'habitude de participer à de nombreuses réunions chaque semaine, vous savez combien il peut être difficile de trouver le temps, ou même l'espace pour qu'un groupe de personnes puisse se rencontrer. Essayez d'organiser certains des rendez-vous habituels sur Slack, et vous vous épargnerez une grande partie des difficultés organisationnelles.
Exemple : demander à Slackbot de rappeler à la chaîne #équipe-marketing de partager les informations les plus récentes sur le projet au début de chaque semaine. Pour cela, saisissez /rappeler #équipe-marketing de partager les informations sur le projet on Mondays at 10 amdans la zone de message et envoyez le texte. Quel gain de temps !
Enregistrer et sauvegarder des notes de réunion
Les mémos sont parfaits pour conserver des notes de réunion. Vos collègues peuvent ajouter des informations à vos notes et, comme elles sont sauvegardées dans Slack, vous pouvez facilement les indiquer en référence par la suite.
Rencontrer des gens à distance
Il n'est pas toujours facile de réunir tout le monde dans un même espace. Avec les appels audio et vidéo de Slack, vous pouvez communiquer avec les personnes de votre choix, où qu'elles se trouvent dans le monde. Dans vos espaces de travail à forfait payant, vous pouvez organiser des appels de groupe pouvant réunir jusqu'à 15 participants. Les appels privés de personne à personne sont possibles quel que soit le forfait.
Rester maître de votre agenda
Les rappels participent au bon déroulement de votre journée de travail, surtout quand votre présence à une ou à plusieurs réunions est impérative. Dans l'application Slack, recevez des rappels de réunion et d'événement et restez maître de votre agenda. Lisez Gérer les agendas ci-dessous pour en savoir plus.
Connecter et partager
La visibilité des communications dans l'environnement Slack est un formidable moteur pour les équipes. Grâce à elle, les membres ont conscience que leur travail est lié à celui de leurs collègues, et ils se sentent plus à la fois plus concernés par les enjeux du moment et plus impliqués dans la mission générale de l'entreprise. Vous trouverez ci-dessous quelques stratégies infaillibles pour ouvrir la voie aux échanges ouverts dans Slack.
Utiliser la chaîne #général
Dans Slack, tout membre est obligatoirement abonné à la chaîne #général, ce qui en fait le lieu idéal pour partager les annonces ou les informations qui concernent toute l'entreprise. Pour réduire au maximum la surabondance d'informations, les propriétaires des espaces de travail peuvent choisir les personnes qui sont autorisées à publier dans #général. Avec moins de distractions, il est plus facile de cibler les informations qui sont réellement importantes.
Partager les informations les plus récentes dans les chaînes publiques
L'utilisation des chaînes publiques comme support de communication permet à tous les membres d'avoir accès aux informations. Une stratégie gagnante pour les équipes et les départements qui souhaitent donner de la visibilité à leur travail. Les équipes peuvent créer leurs propres chaînes pour partager le contenu de leur travail en cours, des mises à jour ou des annonces. Les partenaires de l'entreprise peuvent rejoindre les chaînes en rapport avec leur travail ou simplement consulter de temps en temps les chaînes qui les intéressent pour savoir sur quoi travaillent les autres équipes.
Astuce : les chaînes publiques sont faciles à repérer ! Leur nom est précédé du symbole #.
Encourager l'investissement personnel
Partager ses propres commentaires ou solliciter des commentaires de ses collègues peut être intimidant. Pourtant, les travailleurs ne demandent en général qu'à exprimer leurs idées et à être entendus. Pourquoi alors ne pas leur offrir un espace conçu pour qu'ils puissent faire entendre leur voix dans les discussions en cours, dans les enjeux du moment ? Dans Slack, les chaînes publiques de type "Demandez-moi ce que vous voulez" peuvent être utilisées comme des forums de discussion servant à abriter des conversations et des séances de questions-réponses entre la direction et les employés. Lancez-vous, vos idées comptent, et vos questions méritent une réponse !
Rester connecté avec les membres de votre équipe
Quel que soit leur nombre dans votre entreprise, vos employés travailleront plus efficacement s'ils sont connectés entre eux. Lorsqu'une entreprise se développe, il n'est pas toujours facile pour ses employés de continuer à collaborer avec des personnes qui se trouvent dans un autre pays, dans une autre ville, dans un autre bureau ou même à un autre étage ! Les chaînes et les messages directs de Slack vous permettent de communiquer avec les membres de votre équipe, où qu'ils se trouvent dans le monde ou dans l'entreprise. Comme parfois les idées ne peuvent prendre vie que lorsqu'elles sont échangées de vive voix, vous pouvez appeler vos collaborateurs directement depuis Slack pour partager vos points de vue. Pensez aussi aux appels vidéo !
Conseil : si vous avez besoin d'attirer l'attention de quelqu'un en particulier dans une chaîne, saisissez @ suivi de son nom d'affichage pour lui envoyer une notification. C'est ce que nous appelons une @-mention.
Réduire les distractions
En intégrant Slack dans vos flux de travail, vous pouvez passer moins de temps à jongler entre les différents outils que vous avez l'habitude d'utiliser. Moins de distractions au cours de votre journée de travail, c'est plus d'attention et d'investissement pour les tâches importantes.
Gérer les e-mails
Quand elle vient s'ajouter à toutes les tâches quotidiennes, la gestion des e-mails de votre boîte de réception peut sembler interminable. Vous trouverez dans la liste des applications Slack une application de messagerie électronique qui vous permet de traiter vos e-mails sans avoir à quitter Slack :
- Lisez ou envoyez vos e-mails dans une chaîne privée
- Utilisez les commandes barre oblique pour envoyer des e-mails.
- Créez une boîte de réception pour votre équipe dans une chaîne de vente.
- Gérez les commentaires et les questions d'assistance provenant de vos clients.
- Consultez les alertes et les notifications par email depuis n'importe quel service.
Consultez la liste des applications pour plus d'options de gestion des e-mails.
Gérer les agendas
Vous avez le choix entre plusieurs applications tierces (comme Google Agenda), pour connecter votre agenda à Slack afin d'avoir une meilleure visibilité sur votre planning chargé. Envoyez des rappels de réunion ou d'événement à vous-même ou à des chaînes spécifiques pour être sûr de ne plus jamais rater un rendez-vous important.
Les notifications de votre agenda s'afficheront à l'endroit choisi et à la fréquence que vous aurez définie. Les membres de la chaîne cliquent sur les rappels ou les développent pour plus d'options et d'informations.
Consultez la liste des applications Slack pour parcourir toutes les applications disponibles de type agenda.