Comment bien répondre à une RFP (request for proposal)

Une publication dans la série "Business" - Par Pascal Luban - Game designer & directeur créatif, freelance

De nombreux studios développent des jeux pour le compte d'éditeurs qui leur confient le soin de concevoir et de développer un jeu pour une de leurs franchises. Les éditeurs commencent par sélectionner une liste de studios susceptibles de développer ce projet et leur envoient une RFP, une request for proposal.

Le dossier de réponse à une RFP est différent d'un pitch deck. L'objet de cette publication est de partager les meilleurs pratiques pour le préparer correctement, augmenter ses chances d'être retenu par l'éditeur et d'entrer en négociation exclusive avec ce dernier.

Avant de vous lancer …

… sachez ou vous mettez les pieds. Développer un dossier de réponse à une RFP demande du temps, des ressources graphiques et la participation active de plusieurs corps de métier. Si vous manquez de temps ou si vos équipes sont surchargées, réfléchissez à deux fois avant de vous lancer dans l'aventure.

Gardez en tête que les éditeurs ne contribuent jamais aux coûts associés à la réalisation de votre dossier de réponse à une RFP, c'est votre studio qui devra en assumer tous les coûts.

Enfin, sachez aussi que l'envoi d'une RFP n'engage en rien l'éditeur qui vous la soumet. Ayant moi-même contribué au développement de plusieurs dossiers de réponse à des RFP, j'ai été témoin (victime ? ) de deux situations ou les éditeurs se sont comportés avec désinvolture.

Dans la première situation, nous avions soumis notre dossier de réponse à une RFP que nous avait envoyé un gros éditeur (dont je tairai le nom) pour développer un jeu mobile basé sur une de leurs franchises. N'ayant reçu aucun retour après plusieurs mois, le business développement manager du studio a contacté l'éditeur pour s'entendre dire que le projet avait été abandonné. L'éditeur en question n'avait même pas eu la politesse de nous prévenir.

Dans la seconde situation, notre dossier de réponse à une RFP pour un jeu PC avait été validé par un autre gros éditeur (dont je tairai aussi le nom). C'était donc nous qui aurions l'opportunité de développer le jeu ! Mais quelques mois plus tard, ce dernier décida, lui aussi, d'abandonner le projet. Imaginez la déception de l'équipe qui se préparait à lancer un développement sur une belle franchise !

Comprendre la différence fondamentale entre un pitch deck et un dossier de réponse à une RFP

Un pitch deck sert avant tout à séduire, à donner envie d'en savoir plus, à faire émerger votre projet de jeu parmi les centaines de projet que les éditeurs reçoivent chaque année. Un pitch deck doit donc être très facile à comprendre en se concentrant sur l'essentiel. Il doit aussi être très séduisant du point de vue graphique ; les éditeurs ont beau être des gens rationnels, ils sont aussi influencés par les émotions que dégagent de belles illustrations. Un pitch deck comprend donc peu d'information.

A l'inverse, un dossier de réponse à une RFP doit être beaucoup plus complet. En effet, si un éditeur a présélectionné votre studio, il n'a plus besoin d'être séduit, il doit maintenant être convaincu. Il va falloir le convaincre que votre équipe a compris l'essence de sa franchise et a les moyens de mener à son terme le développement du jeu. Autrement dit, un bon dossier de réponse à une RFP doit chercher à rassurer, pas à attirer l'attention de l'éditeur sur votre créativité.

Le contenu d'un dossier de réponse à une RFP

Il n'existe pas de format-type, de modèle que tout le monde utilise. Les studios sont donc libre d'y mettre ce qu'ils veulent. Le contenu que je vous propose repose donc sur les meilleurs pratiques que j'ai pu observer chez mes clients.

1) L'introduction

S'il y a une partie qui doit chercher à séduire, c'est bien celle-là. L'introduction est destinée à séduire un éventuel haut responsable qui ne lira pas l'intégralité du dossier mais qui voudra s'assurer que le projet est en cohérence avec la franchise.

Les quelques pages de l'introduction ne doivent donc comporter que quelques point-clés qui chercheront à démontrer que le projet de jeu respecte les caractéristiques de la franchise.

En option, vous pouvez rajouter une page énumérant les principales fonctionnalités du jeu.

2) La synthèse marketing

Il s'agit d'un tableau récapitulatif qui permet à un responsable marketing de positionner le projet de jeu par rapport au marché. Les principales rubriques de ce tableau sont les suivantes :

• Genre
• Univers
• Plateforme(s)
• Mode(s) de jeu et nombre de joueurs
• Audience ciblée
• Langues
• USP (unique selling point)
• Modèle économique
• Classification
• Structure du jeu
• Rendu
• Type(s) de caméra
  -Type(s) de contrôle
  -Principales actions du joueur

3) Un comparatif avec les titres concurrents (option)

Un tel comparatif est long à préparer, c'est la raison pour laquelle il est optionnel, mais il est intéressant car il démontre que votre studio connait l'environnement concurrentiel du jeu qu'il est amené à développer pour le compte de l'éditeur.

4) Le gameplay

Dans cette partie, toutes les mécaniques de jeu doivent être expliquées et illustrées. Les illustrations doivent montrer ce que le joueur verra sur son écran.

Pour les jeux comportant une forte dimension narrative (action-aventure, action, RPG, aventure, etc.), je recommande de développer un walkthrough décrivant le début du jeu. En effet, la simple description des mécanismes de jeu ne permet pas toujours de se rendre compte de ce que vivra le joueur. Un walkthrough doit être écrit comme un roman. Il peut aussi décrire ce que ressent le joueur, rendant ainsi sa lecture plus palpitante.

Bien entendu, un walkthrough doit aussi être abondamment illustré.

5) La stratégie de monétisation

Aujourd'hui, on ne peut plus se contenter de proposer un concept de jeu sans proposer une stratégie de monétisation. Le représentant d'un grand éditeur spécialisé dans le freemium m'avait un jour confié qu'il était désespéré de constater que la moitié des projets de jeu qu'il recevait ne parlait même pas de monétisation … alors qu'il ne cessait de dire qu'il n'éditait que des jeux freemium.

Pour rappel, une bonne stratégie de monétisation ne consiste pas à définir ce qu'on va vendre dans le jeu ; elle consiste à expliquer comment l'expérience de jeu va convaincre des joueurs de dépenser de l'argent dans un jeu gratuit.

La stratégie de monétisation décrit aussi les mécanismes de rétention - à court et long terme - et les éventuels mécanismes de viralisation in-game.

6) La lettre d'intention artistique

Cette section montre vos choix artistiques. Si possible, elle doit comporter des illustrations de décors, de personnages, voire d'écrans de menu.

Si vous n'avez pas le temps ou les ressources pour développer autant d'assets, proposez quelques moodboards et schémas.

7) Vos choix techniques

Enumérez les solutions techniques que vous comptez employer : moteur de jeu, suites logicielles mais aussi solution de gestion de projet et de versioning.

Si vous comptez utiliser votre propre moteur de jeu, présentez-en ses atouts, donnez la liste des jeux l'utilisant et rajoutez des captures d'écran.

8) Présentation de votre équipe

Cette partie est une des plus importantes. Cela ne sert à rien de présenter le meilleur projet de jeu si vous ne rassurez pas votre interlocuteur sur votre capacité à le mener à bien.

Affichez les réalisations passées de votre studio mais surtout, présentez individuellement les membres-clé de votre équipe. Ce sont eux qui vont crédibiliser votre offre. Valorisez leurs accomplissements, y compris chez d'autres studios.

9) Le contenu additionnel (option)

Aujourd'hui, les éditeurs sont nombreux à intégrer du contenu additionnel dans le cycle de vie de leurs jeux. Il sert à fidéliser les joueurs, maintenir l'intérêt des médias et, éventuellement, générer des revenus complémentaires.

Proposez à l'éditeur une liste de contenu additionnel. Votre interlocuteur ne l'intégrera peut être pas dans son budget initial mais il permet de lui démontrer que votre projet de jeu à du potentiel en la matière.

10) La dimension "game-as-a-service" (option)

Si votre jeu est un "live game", un jeu conçu pour supporter des évènements, prévoyez une section intégralement dédiée à ce thème. Certains éditeurs, pour certains genres de jeu, y accordent beaucoup d'importance.

11) Votre budget

Présentez un budget relativement détaillé. A ce stade, il est inutile de le ventiler par mois ; contentez-vous de donner les montants globaux par postes de dépense ainsi que votre estimation du nombre de jours / hommes, par corps de métier.

Enfin, ne cherchez pas à minimiser le budget global dans l'espoir de séduire l'éditeur. Un budget trop bas vous desservira car il vous fera passer pour des amateurs qui ne sont pas conscients des implications d'un développement complet.

En conclusion …

Amis éditeurs, aidez-moi à améliorer cette synthèse. Faites-moi parvenir vos commentaires ou suggestions d'amélioration (plubangamedesignstudio.com) ou partagez-les en commentaire à cette publication.